PMP项目经理首要的必备技能——整理
我们已经从物质和思想匮乏的年代,过渡到信息爆炸的时代。面对海量的信息,整理、分析,培养独立思考能力,成为新的思考命题。
在PMP课程中,如何从将近800页的一本书中,整理出规划、执行流程,以及变更管理、风险管理的套路,曾经让我们伤透了脑筋。
这就是项目经理首要的必备技能——整理。
整理术并不是让我们直接加薪的技能,但它是一项关键的EnablingSkill。
项目经理的自我提升,从有效整理信息开始。如何将乱糟糟的资料和想法理出头绪,是迈向自我完善的第一步,也是最关键的一步。
一、建立正确的“整理观”
整理,是一项持续的工作,应该是随时整理,并一直保持整理状态。不是“一劳永逸”和“一步到位”的。
在学习过程中,让大家交作业的时候,大部分同学都是说“拿不出手”,“追求完美”是阻碍我们进步和成长的一大障碍。生活、工作,是和昨天的自己对比,而不是和别人。
二、各类信息的整理
1、条目类信息的整理
用途:一般用于向客户收集需求或者识别风险等工作。
主要的步骤:
①.获取条目;
②.进行条目归类;
③.确认类别及条目。
推荐工具:思维导图工具——Xmind。简单快速记录条目,并灵活调整顺序,支持归类,及时呈现,用于确认
2、流程类整理
用途:梳理业务流程,收集流程类需求。
步骤:
①.收集流程活动,迅速画出流程图;
②.收集表单信息,建立系统信息;
③.收集用户角色信息,配置账号权限;
④.运行流程,呈现快速流程原型,及时确认。
推荐工具:BPM类流程图工具。标准化图例列表,通过拖拽迅速画图,简单易用的表单、用户配置,及时运行功能,即时确认。
3、头脑思路整理
使用备忘录,记录了备忘录,就忘掉。积极休息,休息时,不要想事情。建立思考逻辑,有逻辑地系统思考,而不仅仅是凌乱的点
4、例行工作整理
以手册形式整理工作内容,把工作,做条理化的管理,比如《秘书手册》、《办事手册》
不必追求一下完美,例行工作是每天都进行的,边做,边写手册,写完手册,在做的过程中,检验,不断更新。