如何利用工具来帮助我们提高沟通效率

　　PMP®认证是项目管理专业人士资格认证，是一种国际级的高级人才管理认证。它的主要考试内容就是项目管理体系知识。关于如何利用工具来帮助我们提高沟通效率，慧翔天地在这里给大家简单介绍一下。

　　作为项目负责人或项目经理，沟通障碍主要从不同对接层面来说的！

　　对外沟通：和客户的沟通，因为缺少当面沟通，客户很多真实的想法和需求，难以有效获取，难以识别客户隐性需求和潜在的需求，甚至最关键核心的需求都会误解。

　　向上沟通：和老板的沟通，因为缺少背景信息或敏感信息未同步，不知道项目的真实紧急程度，预算，时间要求和内部的目的和整体计划，因此未能有针对性地向老板提供需要的正式汇报或非正式的沟通信息。

　　同级沟通：在和产品部门，商务部，市场部，技术部，在跨部门协作与沟通中，每个部门的KPI不同，管理者不同，项目在不同时期推进的难度不同，一旦各自部门的目标不一致，就会引发冲突，引发有情绪的沟通。

　　向下沟通：很多项目经理都会觉得和一线技术人员沟通很痛苦，明明看来很简单的一件事情，开发人员却说要几天时间。能不急吗？这是因为项目经理负责的是虚线的临时项目，对技术人员没有实线的行政管理能力。

　　针对以上，我们需要采取工具来帮助我们更好的完成工作！

　　1、项目业务直通式管理：跨部门协作沟通，信息传递实时精准

　　使用8Manage系统，当一个需求变更发生时，项目经理通过指派或提交变更请求后，研发人员收到系统的邮件通知，直接查看并接受变更请求的任务，进行交付计划提交后，开始正式处理需求。不同部门之间的信息在系统中自动流转，达到协同高效的一体化管理，大大提升团队协作效率。

　　2、智能沟通机制：审计跟踪记录，信息数据真实有效

　　所有项目人员直接通过8Manage的即时聊天功能、研讨论坛以及现状调查等智能沟通机制，取代以往的口头沟通交流方式，进行高效快捷、实时精准的有效沟通，大大提高协作效率。

　　系统永久保存所有即时聊天和论坛的沟通记录，项目团队成员可以随时查阅他们之前的讨论，使其保持诚实和更加负责任，有助于项目经理作出有效决策。提供离线审计跟踪功能，实时追踪所有数据的来龙去脉与任何更改记录，保证沟通信息数据精准可靠。

　　3、WBS工作分解结构，明晰人员责任与结果

　　通过8Manage的工作分解结构（WBS）实时审计追踪每个项目活动或可交付成果，针对每个项目人员的工作进行自然分解，设定团队人员的责任、角色、执行内容等情况，确保任务分配明确，以强化执行适当的责任与承诺，提高团队工作效率。

　　4、针对多项目管理，进行迭代管理需求与沟通

　　项目人员很难通过一次沟通就把复杂的需求交代清楚。8Manage采用迭代式的方法来沟通需求，支持对可交付成果的查看与审批进行迭代管理，帮助项目人员有效地进行迭代需求沟通。

　　项目管理者可通过系统的需求申请功能获取、过滤、解析和明确项目的需求，利用项目矩阵功能组织需求，追踪需求从开始到完成的整个过程。并通过系统制定需求交付计划，可以尽早开始沟通及理解需求，及时获取到实时的团队沟通信息，充分发挥团队智慧，做出更有效的项目决策。