解读“工作流”所包含的主要要素

　　在各种工作当中，只要是需要多方按照一定的步骤配合开展工作，就存在着“工作流“。有一些重要的工作流程通过各种管理制度加以明确，但还有大量的工作流存在于各种琐碎的工作当中，甚至可以说是无处不在。所以在职场当中必须要具备“工作流”的意识和概念，掌握工作流的基本要求，这样才能够更好的理解制度要求，能够根据任务的实际需要随时设计出不同的工作流，从而保证各方的协同工作效果，发挥出团队的整体力量。

　　工作流包含的主要要素

　　一、流程步骤

　　既然是一个流程，往往就需要多个步骤来完成，所以通常是首先要有一个包含所有步骤的流程图，说明整个流程需要哪些步骤，而且这些步骤之间还可能不是简单的顺序关系，可能有并行的步骤，或者按照不同的条件产生不同的流程分支。每一个步骤都需要有输入、处理、输出这样三个基本要素。对于流程图中的每个步骤，都需要明确相互之间的输入/输出，前一步骤的输出应该能够满足后序步骤所需的输入，这样才能使整个流程衔接运转起来。对于每个步骤，还需要明确该步骤当中的处理要求，如何能够将输入经过一番处理形成所期望的输出。

　　画流程图是一个基本功，学过程序设计的在这方面接受的训练会多一些，程序处理的流程图其实也是一种工作流。

　　二、状态

　　一项任务在流程中流转，需要能够确定该任务已经进展到流程的那一步了，下一步骤应该是哪个，这些都需要通过任务的状态来控制。所以一项任务的流转过程，实际上也是状态的变化过程。通过查看任务的状态，就能够知道任务进展到哪一步骤了，当任务处理完成后，任务的状态就应该是“已完成”。

　　在软件研发的需求管理、测试问题管理当中，都会定义出一系列的状态，来反映具体任务被处理的情况。

　　三、角色与权限

　　流程中的每一步都需要明确由“谁”来处理，这个“谁”就是角色，常见的就是相应的人员或机构。实际当中能对某个步骤进行处理的人会不止一个，可能是相同岗位的多个人，这一类人员可以作为一个统一的角色。拥有不同处理权限的应该作为不同的角色，由于任务所涉及问题不同，可能会需要经过不同权限的角色来处理，从而导致任务处理的实际步骤会有不同。

　　这在财务审批中最为典型，根据不同金额需要由具有不同权限的人员进行审批，那么相应的流程步骤就会有所不同，这些步骤所对应的角色和权限也是需要严格区分的。实践中泳道图是一种比较直观的表现形式，反映整个流程在不同角色之间是如何流转的。

　　在面对规范的制度流程时，我们就需要从中识别出整体流程中所包含的步骤以及每个步骤的输入/输出和处理的要求，能够知道各个步骤中谁有什么权限，能够根据状态了解工作任务的进展情况。公文流转、合同审核、软件测试问题跟踪、财务报销申请等等，都是比较典型的工作流的例子。在项目管理当中，往往需要根据项目的实际情况规定一些临时性的工作流程，就需要在工作流中将上述各种要素都定义清楚。

　　四、沟通是关键

　　即使有了正式的工作流程，也仍然需要非正式的沟通。正式的工作流程中所有角色都将承担相应的责任，所以流程的处理会比较谨慎，周期也就相应比较长。而且当某一步骤对工作内容提出质疑需要澄清时，往往会使整个流程退回到最初的发起步骤重新来过。这种众多干系人参与的串行决策过程，效率一定是比较低的。因此，为了提高效率，就需要通过非正式的渠道与所有干系人进行沟通，澄清所有的疑问，促使达成共识，在这样的基础上进入正式的工作流程，一路绿灯，不用返工，这是效率最高的方式。当然，也会存在以非正式的方式无法达成共识的情况，也不得不需要通过正式的流程迫使相关人正式表达意见，交由更高权限者决策。这也就是项目管理当中特别强调的干系人管理。

　　流程本身是一种形式，更重要的是流程中的内容。