项目规划路线图怎么制作
做项目如同下棋,要常常检视下两步的棋局。在项目现场,有没有做足事前的准备,往往是项目成功与否的关键之一。可是,若项目经理或PMO被眼前繁重的工作绑住,就要开始担忧项目的前景会不如预期,所以一定要有负责中长期规划的人,为项目的下一阶段进行准备。
如果你是项目经理或PMO的角色,是否也被眼前的工作绊住而无法做长期规划呢?如果持续被眼前的工作绊住,无法看到下一步的话,那项目的下一个阶段注定会更加紊乱。
以铁路运输为例,项目经理或PMO铺设铁轨(如规划),而项目经理同时也是火车驾驶员,火车(项目)依照已经铺好的线路向前推进,而确保火车在行进过程中不会脱轨或延迟的角色就是PMO。
我们来想象一下,铁轨(如规划)是否在一开始就详细地规划好了呢?在执行项目之前,就应该把铁轨依据设计蓝图(如项目计划书等)铺设好。所以,为了让火车能顺利地行进,在铺设铁轨的时候,就要在设计蓝图时考虑到未来可能会发生的变化,包含进行中可能出现的障碍或危险,这样才是一个安全的路线图(为了到达目的地而规划的计划书)。
有了路线图,才可以开始铺设铁轨。所以,笔者认为设计路线图的工作,应由PMO协助担任。在《PMBOK指南》中,这种将项目精致化而做的规划手法,我们称之为“渐进明细”。
如果PMO都被当前繁重工作绑住时间,没有人有时间去规划路线图的话,火车容易因此失去方向,而在中途脱轨。所以,制定“为了到达目的地而规划的路线图”,应该是PMO的首要职责。
现在让我们来检视,如何为项目做出一个“为了到达目的地而规划的路线图”,以下是比较具体的规划方式:
1.写出“制作计划进度”,如测试计划书等。
2.下个阶段的开始及结束的基准,依产出(交付目标)定义具体的里程碑。
3.拟定各规格书的模板,如测试规范的模板。
4.检查下个阶段的管理做法(进度反馈机制、风险管理、报告的模板等)。
5.检查下一个阶段所需的会议体制。
6.环境与相关设施的准备。
或许你看完以上所列出的重点,就可以略知一二,如此就可以在项目的下个阶段以前详细规划,并且着手进行事前准备。实际上,在项目规划阶段,应该具备如同目录架构般的信息,还有各种的模板,而且这些信息和文件应该让项目成员熟悉,这才是项目规划时的理想状态。
举例来说,我们在测试的时候,应具备测试模板与测试用例(Test Case)。当项目成员在为了计划书埋头苦干的时候,PMO应该为下个项目阶段进行准备。
制定“为了到达目的地而规划的路线图”的好处是,除了协助项目顺利地进行之外,还可提早把上述的规划重点完成,可以让这些重点的详细项目有更多的缓冲时间。提前考虑下个阶段所需的项目成员,就可以避免“明明到了下个项目阶段了,但是人力还是被绑在上个阶段”的窘境发生。
同时,我们能够事前掌握工作规模及工作负荷量,下个阶段的重要事项可以提前和主管或是客户联络,确认需求与进度是否符合期望。
这次我们讨论“思索项目接下来会发生的情境”。当然在现实情况中,PMO也有原本负责的例行业务,应对这种问题时,PMO需有相对应的准备。PMO的成员中分为负责“思索项目接下来会发生的情境”“和项目经理一起监督项目进行”“监控项目现场进度与问题”的3种成员,在大家分工合作下确保项目顺利进行,这才是提升PMO组织能力的重点。
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